对外贸易信函是建立对外贸易关系和进行对外贸易的重要手段。外贸函电包括建立客户商业关系、询价、报盘、还盘、订货、验收、签约、包装、发货、付款、付款、结算、保险、商检、索赔、代理及仲裁等若干个特别形式的贸易和经济技术合作。对外贸易信函的实质就是双方你来我往的谈判，最后达成协议就能完成定单。那么怎样才能更好地和顾客达成一致呢，这就需要我们互相考虑，以顾客为中心，考虑顾客的各种要求，事先预想顾客可能遇到的问题。具体地说，在对外贸易经营的不同阶段，可以采取不同的措施，最终与客户达成一致。
询盘：用礼貌的语言来提高顾客的好感。
询问是指一方准备买卖某种商品的交易行为，其交易行为是向潜在的供应商或买家探索该商品的成交条件或交易的可能性，这种交易没有法律约束力，因此可以作为一种初步的相互联系。在两人刚开始交往的时候，建立友好关系的最基本条件是礼貌。问询时多用礼貌的语言询问有关商品的详细情况或要求提供一定的服务，态度礼貌谦和，传达与对方合作的友好意愿。
报盘：对方利益优先，身份认同增强。
卖家根据买家来函，向买家发出货物信息，或接受询盘，是卖家根据买家来函向买家发出的报价，其内容可能包括商品名称、规格、数量、包装、条件、支付方式及交付期限等。
报盘有两种：虚盘，也就是没有约束性报价。一般而言，大多数报价都是虚盘，虚盘中没有说明报价的有效日期，并附有保留条件，实盘则规定了有效日期，且一经接受，报盘人便无法撤销报价。因此如为实盘，应注明有效期，以免造成不必要的损失和纠纷。为了提高交易伙伴对自己的产品和报价的认同感，在在谈判阶段的谈判中，尽可能多地使用第三人称“you”或“I”开头，少用“we”或“I”来增加交易伙伴对自己的商品和报价的认同。
